Viele Bauunternehmen sehen sich mit ähnlichen Problemen konfrontiert: Dokumente und Informationen liegen in unterschiedlichen Systemen oder Ordnern und sind schwer auffindbar. Das macht Abstimmungen aufwendiger. Die DMS-Lösungen von smartPS sorgen dafür, dass relevante Dokumente zentral verfügbar sind, Kommunikationswege klarer werden und Prozesse einfach und nachvollziehbar ablaufen – im Büro ebenso wie auf der Baustelle.

„Dabei setzt smartPS bewusst nicht auf Lösungen von der Stange“, betont Digitalisierungsexperte Mike Eckstein. Stattdessen entstehen individuell angepasste Systeme, die sich an den tatsächlichen Abläufen der Unternehmen orientieren. Die DMS-Lösungen auf Basis der enaio® Software helfen, die Flut an digitalen Informationen und damit verbundene Prozesse einfach und wertschöpfend zu bewältigen.

Ein DMS kann in vielen Abteilungen von Bauunternehmen eingesetzt werden. Zu den umsetzbaren Lösungen zählen unter anderem die digitale Bauakte, die Rechnungseingangsbearbeitung, Vertragsmanagement und Personalakten sowie das E-Mail-Management. Wichtige Unterlagen sind jederzeit schnell auffindbar, Zuständigkeiten klar geregelt und Abläufe transparent. Schnittstellen zu ERP- und FiBu-Systemen werden individuell bereitgestellt. Mike Eckstein ergänzt einen weiteren großen Vorteil: „Unsere Kunden bleiben Herr über die eigenen Daten. Sensible Informationen werden in der jeweiligen IT-Infrastruktur des Unternehmens verarbeitet und landen in keiner Cloud.“

Ein wesentlicher Erfolgsfaktor ist die persönliche und partnerschaftliche Begleitung der Projekte. „Qualität bedeutet für uns, genau zuzuhören, Prozesse wirklich zu verstehen und gemeinsam mit dem Kunden die beste Lösung zu erarbeiten“, sagt Mike Eckstein. Von der Analyse über die Einführung bis zur Weiterentwicklung stehen feste Ansprechpartner zur Seite. „smartPS stellt sicher, dass Dokumentenprozesse zuverlässig, sicher und effizient funktionieren.“

smartPS-Kunden berichten in folgenden Anwenderberichten von spürbarer Entlastung im Arbeitsalltag, klaren Strukturen und einer Zusammenarbeit auf Augenhöhe:

Zudem gewinnt Künstliche Intelligenz (KI) zunehmend an Bedeutung im DMS-Umfeld. Die KI-Komponenten enaio® lumee und enaio® kairos können in das DMS enaio® integriert werden.

Der KI-Assistent enaio® lumee beantwortet Benutzeranfragen auf Grundlage der im DMS gespeicherten Inhalte. So lassen sich beispielsweise Informationen zu Bauprojekten, Rechnungen oder Lieferanten schnell zusammenfassen. Die Antworten verweisen transparent auf die zugrunde liegenden Dokumente.

enaio® kairos automatisiert Dokumenten- und Posteingangsprozesse. Die KI erkennt Dokumenttypen wie Rechnungen, Verträge oder Lieferscheine, liest relevante Informationen aus und übernimmt diese als Metadaten. Mitarbeiter behalten dabei jederzeit die Kontrolle über Klassifikation und Datenübernahme.

In einer Webinar-Reihe gibt smartPS praxisnahe Einblicke in aktuelle Themen rund um digitales Dokumentenmanagement – z. B. Bauakten, E-Rechnungen oder kollaboratives Arbeiten. Die kostenfreien Online-Formate stehen on demand in einer YouTube-Playlist zur Verfügung.

Im Webinar vom 24. Juni 2025 warfen Mike Eckstein und Tobias Gural einen Blick auf den aktuellen Stand, was mit KI im DMS zu diesem Zeitpunkt möglich war:

smartPS wurde 2010 von Alexander Kohrt und Matthias Frank in Langenhagen gegründet. Ihren Erfahrungsschatz aus zahlreichen DMS-Projekten geben Sie über das gesamte smartPS-Team an alle Kunden weiter: „Digitales Arbeiten ist unsere Leidenschaft. Lassen Sie sich von unserer Begeisterung anstecken“, sagen die beiden Geschäftsführer.

Auf der website bau.smartPS.de können interessierte Bauunternehmen über DMS-Lösungen informieren und einen Beratungstermin buchen.