KI im Dokumentenmanagement mit SmartPS: Bauakten und Baurechnungen intelligent verwalten

Mit der Lösung Enaio Kairos lassen sich Dokumenten- und Posteingangsprozesse automatisieren und beschleunigen. Die KI erkennt unterschiedliche Dokumententypen – etwa Rechnungen, Verträge oder Lieferscheine – und klassifiziert diese automatisch. Gleichzeitig liest das System relevante Informationen wie Rechnungsnummern, Beträge oder Kundennamen aus und hinterlegt sie als Metadaten. Aufwendige manuelle Sortier- oder Vorerfassungsarbeiten entfallen damit weitgehend, während die Nutzer weiterhin die Kontrolle über Klassifikation und Datenübernahme behalten.

Eine weitere Komponente ist der KI-Assistent Enaio Lumee. Er ermöglicht eine intelligente Recherche innerhalb des Dokumentenmanagementsystems. Nutzer können Fragen zu gespeicherten Informationen stellen, etwa zu Lieferanten oder Rechnungen. Die KI durchsucht die vorhandenen Dokumente und liefert in kurzer Zeit passende Antworten. Darüber hinaus kann sie Inhalte aus verschiedenen Dokumentenformaten zusammenfassen oder vergleichen – von PDFs über Word- und Excel-Dateien bis hin zu E-Mails. Die Ergebnisse werden transparent mit Quellenangaben versehen, sodass die Informationen nachvollziehbar bleiben.

Das zugrunde liegende Large Language Model kann bei entsprechender IT-Infrastruktur auch intern betrieben werden. Unternehmen behalten damit die volle Kontrolle über ihre Daten. Wie sich die KI-Funktionen konkret in bestehende Dokumentenprozesse integrieren lassen, zeigt SmartPS am 25. März 2026 auf der Exhibitor Stage der digitalBau. Zudem ist das Unternehmen während der Messe am Stand 211 in Halle 8 vertreten.