Baudokumentation via Messenger: Valoon strukturiert WhatsApp

Die Applikation Valoon, eine Ausgründung des Karlsruher Instituts für Technologie (KIT) und des Fraunhofer ISST, verbindet WhatsApp über die offizielle Cloud-API des Messengers mit einer zentralen Projektmanagement-Oberfläche. Dieser Ansatz wandelt die gewohnte Baustellenkommunikation im Hintergrund in eine digitale Projektakte für den Bau um.

Fotos, Sprachnachrichten, Dokumente und Textnachrichten werden maschinell ausgelesen, mit Zeitstempeln versehen und den jeweiligen Projekten zugeordnet. Der entscheidende technologische Nutzen: Die ausführenden Teams auf der Baustelle behalten ihren gewohnten Kommunikationskanal bei, während im Büro parallel strukturierte Daten für Abrechnungen, Nachträge und Abnahmen zur Verfügung stehen.

Die Integration ermöglicht es, administrative Aufgaben wie das Einreichen von Stundenzetteln oder die Erstellung von Bautagesberichten direkt über den Messenger abzuwickeln. Auch das Mängelmanagement profitiert, da sich Fotos von der Baustelle systematisch ablegen und nachverfolgen lassen.

Ein weiterer Kernaspekt ist die verbesserte Datensicherheit: Da die geschäftlichen Informationen über definierte API-Schnittstellen in eine gesicherte Projektumgebung übertragen werden, verbleiben sie nicht unkontrolliert auf den privaten Endgeräten der Mitarbeiter. Dies schafft die Grundlage für eine DSGVO-konforme Baustellenkommunikation. Zudem bietet das System für internationale Teams eine automatische Übersetzungsfunktion, die mehr als 50 Sprachen unterstützt.

Hintergrund dieser Entwicklung ist die hohe Verbreitung des Messengers im Arbeitsalltag. Nach Angaben von Bauinfoconsult nutzen mehr als zwei Drittel der Baubeteiligten in Deutschland WhatsApp regelmäßig für Projektabsprachen. Die intuitive Bedienung und niedrige Einstiegshürde sorgen für schnelle Erreichbarkeit.

Mit zunehmender Projektgröße führt dies jedoch oftmals zu Informationsverlusten, da sich wichtige Absprachen über diverse Gruppenchats verteilen und die Nachvollziehbarkeit für die formelle Dokumentation fehlt. Ein striktes Verbot des Messengers erweist sich in der Praxis meist als ineffizient.

Der Fassadenbauer Alu Group verdeutlicht die Anwendung der Software in der Praxis. Das Unternehmen produziert in der Türkei, steuert die Logistik von Hamburg aus und montiert in New York. Die standortübergreifende Projektkommunikation wird durch das System gebündelt: Mängelmeldungen und Dokumente fließen aus den Chats direkt in die Projektakte. Die integrierte Übersetzungsfunktion erleichtert dabei die fachliche Abstimmung zwischen den internationalen Montageteams und der Produktionsebene.