Viele Mandanten erwarten von mir als ihrem Rechtsanwalt klare Aussagen, wie ein Problem zu lösen ist und hören ungerne etwas wie „kommt darauf an“ oder „wahrscheinlich“. Diese Formulierungen haben oft einen Ursprung, auf den ich keinen Einfluss habe: Das rechtlich unklare Verhalten im Vorfeld. Es ist richtig und wichtig, als Bauunternehmer selbst Entscheidungen zu treffen und mit seinen Kunden direkt zu kommunizieren. Jeder Entscheider muss sich aber auch im Klaren darüber sein, dass er mit Art und Inhalt seiner Kommunikation und seines Verhaltens auch rechtlich relevant handelt.

Wenn zum Beispiel der Auftragnehmer einen vom Auftraggeber gerügten Mangel beseitigt, hat dieses tatsächliches Verhalten sicher eine rechtliche Bedeutung, nur der genaue Inhalt ist oft unklar: Es kann sein, dass der Auftragnehmer damit den Mangel anerkennt, also zugibt, dass er mangelhaft gearbeitet hat. Damit übernimmt er aber auch die Verantwortung für die Kosten der Mangelbeseitigung, die Kosten einer eventuellen Wiederholung der Mangelbeseitigung, Folgekosten wegen einer Verzögerung etc. Außerdem steht dem Auftraggeber bei einem solchen anerkannten Mangel ein Zurückbehaltungsrecht an Abschlags- und Schlussrechnungen zu, der Auftragnehmer darf also insoweit keine Zahlung verlangen, eine Nichtzahlung berechtigt ihn nicht zur Arbeitseinstellung – und so weiter. So wird es ihm ein Rechtsanwalt erklären (und ggf. ein Richter, wie in der Entscheidung OLG Düsseldorf v. 28.05.2024 – 23 U 155/22).

Es stellt sich aber die Frage – und das hat letztlich zu dem genannten Gerichtsverfahren geführt: Wollte der Auftragnehmer das wirklich, als er den Mangel beseitigt hat? Oder wollte er einfach nur ohne Streit vorankommen, den Mangel beseitigen und Ruhe haben – obwohl er meinte, dass es gar kein Mangel ist? Genau dies ist es, was im Fall des OLG Düsseldorf der Auftragnehmer eigentlich wollte. Er hat dies aber gegenüber dem Auftraggeber nicht kommuniziert! Deswegen wurde sein eigenes Verhalten gegen ihn verwendet. Nach Auffassung des Gerichts hat der Auftragnehmer den Mangel anerkannt und muss haften.

Was ist passiert? Was muss der Auftragnehmer wissen? Er kann natürlich einen Mangel auf Kulanz beseitigen, muss aber vor der Beseitigung (oder deren Ankündigung) eindeutig kommunizieren, dass er „aus Kulanz“ oder „ohne Anerkenntnis einer Rechtspflicht“ handelt. Es kommt darauf an, wie der Auftraggeber sein Handeln verstehen muss, nicht, was der Auftragnehmer sich insgeheim denkt.

Man kann an viele andere Fälle denken, etwa an eine Aufhebungsvereinbarung ohne Regelung der Vergütung für nicht ausgeführte Leistungen. Die einfache Frage „Muss der Auftraggeber dies zahlen?“ wird für alle Beteiligten zur Lotterie.

Ein Entscheider muss sich darüber klar sein, dass er seine Handlungen mit rechtlich eindeutigen Erklärungen begleiten muss. Das muss nicht mit §-Zeichen erfolgen oder aus einem Formularbuch kommen, aber es muss klar sein, „was ich wirklich will“. Damit vermeiden Sie versteckte Konflikte und unrealistische Erwartungshaltungen Ihres Gegenübers. Unvermeidliche Konflikte vermeiden Sie so oder so nicht.

Wenn das „Formularbuch“ angesprochen wird, sind damit alle vorformulierten Schreiben und Textbausteine gemeint, die in mehr oder weniger unhöflicher Form rechtliche Formulierungen enthalten. Die Bedeutung von „Wir lehnen die Gewährleistung ab“ kann man auch erreichen, indem man schreibt, dass man das Schreiben des Auftraggebers geprüft hat, aber keinen Anhaltspunkt für einen Mangel der Leistungen gefunden hat. Dessen ungeachtet ist man aber gerne bereit, nur um den Auftraggeber als zufriedenen Kunden zu behalten usw. usw.

Jedes Schreiben an den Auftraggeber ist wie ein Werbeprospekt! Ein gut gemachter Werbeprospekt hilft Ihnen bei der Kundenbindung und durch Weiterempfehlung der Kundengewinnung. Ein schlecht gemachter Werbeprospekt führt dazu, dass Sie Kunden verlieren.

Und dann muss der Entscheider auch gewillt sein, durch deutliche Ansprachen einen möglichen Konflikt nicht zu umgehen, sondern klar die unterschiedlichen Ansichten anzusprechen und für eine Klärung zu sorgen. Vermeidungsstrategien verlagern Probleme sehr oft nur, schaffen aber meist mehr Unklarheit und mehr Risiken. Meine Erfahrung ist: Sehr oft sorgen klare Ansagen auch für klare Ergebnisse. Jedenfalls vermeidet man Hängepartien wegen unklarer oder unerkannt gegensätzlicher Auffassungen.

Ein Fall aus meinem persönlichen Erleben: Ein Schreiner wird beauftragt, im Kleiderzimmer einen Schrank mit Schiebetüren zu bauen. Für die Türen werden dem Schreiner bereits vorhandene große Holzplatten übergeben. Die Türen funktionieren über Jahre nicht, immer wieder gibt es Probleme mit den Rollen. Irgendwann reicht es dem Handwerker und er klärt den Bauherren darüber auf, dass die Platten viel zu schwer sind und nicht zu den Scharnieren passen. Die Erklärung endet mit dem Hinweis: „Das war uns von Anfang an klar.“ Der Auftraggeber kauft neue, leichtes Holz, der Schreiner baut es zum Vorzugspreis ein – wer will schon wegen ein paar Schiebetüren einen Rechtsstreit. Aber im Ergebnis hat der Auftraggeber in seinem Umfeld vor diesem Unternehmen gewarnt: Nicht primär wegen der unterlassenen Bedenkenanzeige, sondern wegen der offensichtlichen Unfähigkeit, kundenorientiert zu denken und eine funktionierende Schiebetür zu bauen.

Hätte der Auftragnehmer von Anfang an seine offensichtlich berechtigten Bedenken angemeldet, hätte man sich viel Ärger, Zeit etc. gespart. Natürlich wäre der erste Moment unangenehm gewesen, aber langfristig hat sich der Auftragnehmer durch sein Schweigen mehr geschadet. Auch Bedenkenanmeldungen können ohne §§-Zeichen erfolgen. Es geht um den Hinweis, „das wird so nicht funktionieren“.

Ich lese viele Briefe bzw. Mails von Unternehmen. Bei manchen Mails wird scheinbar eine Art Deutsch- oder Fachwortgenerator angeworfen, so gestelzt und umständlich wird geschrieben. Bei anderen hat man das Gefühl, dass die Mail während einer Autofahrt geschrieben wurde, ein Auge auf der Straße, ein Auge auf dem Display. Der Mittelweg ist wünschenswert. Schreiben Sie so, wie Sie es einem Auszubildenden erklären würden. „Ich erkläre Dir das jetzt.“ Und wenn der Auszubildende es nicht versteht, war es ein schlechtes Schreiben.

Denken Sie daran, dass Schreiben manchmal erst nach langer Zeit relevant wird. „An der gestern getroffenen Vereinbarung halten wir fest.“ Was genau wurde vereinbart?

Nutzen Sie Mails etc. auch zur Dokumentation. Wenn Sie von der Baustelle kommen, überlegen Sie, was Sie dem Auftraggeber heute mitteilen wollen. „Vielen Dank für die Beauftragung von Nachtrag 5“ - Das kann helfen, diesen Nachtrag später durchzusetzen. „Wir hatten heute besprochen, dass die Bemusterung bis nächsten Dienstag erfolgen muss, ich sende Ihnen vorsorglich noch einmal die Prospekte.“ - Das hilft, wenn es später um die Kosten einer Bauzeitverlängerung geht.

Eskalieren Sie vorsichtig, aber sorgfältig. Überlegen Sie bei offenen Rechnungen genau, ob der Auftraggeber wirklich irgendwann zahlen wird oder ob nicht doch eine schärfere Gangart notwendig ist. Langjährige Geschäftsbeziehungen sind ein wichtiger Faktor, aber es darf nicht passieren, dass ein Geschäftspartner Sie mit seiner Insolvenz in seinen Abgrund hineinreißt.

Es muss nicht alles, was Sie schreiben oder sagen, rechtlich gesehen richtig oder vertretbar sein: Überlegen Sie, was Sie wollen, teilen Sie es Ihrem Geschäftspartner mit. Wenn Sie sich dann beide einig sind, vermeidet dies viel Ärger - und die Beauftragung eines Anwalts.

Es gibt Unternehmen, die über Jahrzehnte keine anwaltliche Unterstützung brauchen. Das ist normal und gut. Wichtig ist nur, dass man diese Unterstützung sucht, bevor es bei einem Problem zu spät ist. Telefonate, die mit dem Satz anfangen „mein Steuerberater hat mir empfohlen…“ finden meist mehrere Monate zu spät statt. Und manchmal so spät, dass ein Problem erst vom Insolvenzverwalter gelöst wird.