Im Zeitalter der fortschreitenden Digitalisierung werden wir alle tagtäglich mit immer mehr E-Mails und Daten überflutet. Bis zu einem gewissen Maß lässt sich diese Flut bewältigen, doch irgendwann übersteigt der Organisationsaufwand die effiziente Bearbeitung. Dies kann zu Stress und Produktivitätsverlust führen. So oder so ähnlich, dürfte es vielen auch mit Prüfberichten gehen.

Die SBKS GmbH hat dieses Problem bereits vor über einer Dekade erkannt und ist es angegangen. Ein datenbankbasiertes Proben- und Berichtsmanagementsystem inklusive Kundenzugang zu Prüfergebnissen wurde etabliert. Im nächsten Schritt wurde auf den standardmäßigen Versand von Prüfberichten in Papierform verzichtet – zum Schutze unserer Umwelt und mit entsprechender Zeitersparnis durch die digitale Übermittlung von Prüfergebnissen.

Im Frühjahr 2021 erfolgte die laborinterne Implementierung eines LIMS (Labor-Informations-Management-System) zur elektronischen Datenverarbeitung. Mit diesem Meilenstein-Ereignis wurden Kundenstammdaten, Angebots- und Rechnungswesen, Probenmanagement, Prüfergebnisse und das Berichtswesen zusammengeführt – sowie eine neue und ausgereiftere Kundenzone etabliert.

Wie funktioniert die Kundenzone?

Die Kundenzone ist weltweit per Webbrowser erreichbar. Mit Zugangslink und personalisierten Login-Daten lässt sich verschlüsselt und in Echtzeit auf den Probenbearbeitungsstand, sowie auf Prüfberichte und Auswertungen, zugreifen. Die Daten stehen sofort nach Freigabe durch das Labor bereit.

„Die SBKS Kundenzone bietet für uns einen großen Mehrwert, weil wir alle Prüfberichte übersichtlich an einem Ort gesammelt haben und Ergebnisse miteinander vergleichen können“, sagt Stefanie Koch, ISAS GmbH.

Welchen Mehrwert habe ich von der Kundenzone?

In der Kundenzone werden Aufträge und der probenbezogene Bearbeitungsfortschritt aufgelistet. Prüfberichte im PDF-Format stehen nach Freigabe jederzeit zum Download bereit, und dies rückwirkend bis März 2021. Im Rahmen der Nutzung bietet es sich daher an, Prüfberichte nicht mehr per Mail zu erhalten, sondern sie eigenständig abzurufen.

Dies schont insbesondere bei größeren Projekten das E-Mail-Postfach und dessen Speicherkapazitäten. Im Abwesenheitsfall können freigeschaltete Kolleginnen und Kollegen ebenso auf die Daten zugreifen, und so schnell und gezielt reagieren.

Als weiteren Vorteil lassen sich nutzerdefinierte Auswertungen darstellen, beispielsweise spezifische Eigenschaften vs. Linertyp. Über Filterfunktionen und Downloadmöglichkeiten in diversen Formaten (z. B. CSV), lassen sich gezielt und ohne großen Aufwand Statistiken generieren und damit ein Wissensmehrwert schaffen. Das Kopieren einzelner Kennwerte in separate Tabellendokumente gehört damit der Vergangenheit an.

„Mit der Labordatenbank hat man einen schnellen und effizienten Zugriff auf sämtliche Prüfberichte bzw. Auswertungen der bisher eingereichten Proben", sagt Felix Dembowsky, Projektleiter bei Clean-Kanalsanierung GmbH. „Zudem bietet die Datenbank eine gute Übersicht der geprüften Parameter der zurückliegenden Jahre. In jeder Hinsicht eine optimal gestaltete Plattform. Wir sind gerne Kunde bei der SBKS GmbH.“

Schnittstelle zur Planungssoftware

Ein weiterer Vorteil der datenbankbasierten Verwaltung von Prüfergebnissen ist die mögliche Anbindung an eine Planungssoftware für die Baustellenabwicklung. Über eine einzurichtende Online-Schnittstelle lassen sich Daten vom Prüflabor direkt in die genutzte Software übertragen – und andersherum.

Dies geschieht zum Beispiel im strukturierten und maschinenlesbaren XML-Format, ähnlich wie bei einer E-Rechnung. Das Dateiformat, die übertragenden Parameter und Variablen, sowie die Schnittstellenanbindung (Mail, HTTP, FTP), lassen sich dabei flexibel abstimmen, wodurch keine Einschränkungen hinsichtlich der genutzten Plattform existieren.

Etwas weiter in die Zukunft gedacht, wäre es zudem vorstellbar Probenstammdaten in digitalem und definiertem Format zu übergeben. Seien es digitale Probenbegleitscheine im XML-Format, oder geordnete Informationen in einem QR-Code. Durch die gezielte digitale Verwaltung könnten Probenbegleitscheine in Papierform der Vergangenheit angehören und eine lückenlose und insbesondere fehlerfreie Dokumentation etabliert werden.

„Die SBKS Kundenzone gibt uns einen schnellen und umfangreichen Überblick über den Bearbeitungsstand. Zudem haben wir einen aktuellen und detaillierten Überblick über Ergebnisse der Linerbeprobung", sagt auch Martin Greggersen, Sachgebietsleiter Kanalinstandhaltung der Entsorgungsbetriebe Lübeck. „Dies lässt sich durch die Filtermöglichkeiten sehr übersichtlich nach z.B. Baustellen, Einbauer und Linerhersteller darstellen.“

Zusammenfassend lässt sich sagen: Mit der Online-Kundenzone stellt die SBKS GmbH ein zukunftsträchtiges Handwerkzeug zur Effizienzsteigerung bei der elektronischen Datenverwaltung von Prüfergebnissen an Schlauchlinerproben zur Verfügung. Anwenderinnen und Anwender profitieren nicht nur von einer Reduktion der eingehenden E-Mails, sondern sind auch überall und jederzeit bereit Prüfberichte und Ergebnisse ihrer Projekte einzusehen.

Die Möglichkeit spezifischer Auswertungen kann Interpretationen auf Knopfdruck liefern. Der schnittstellengebundene Transfer von Prüfergebnissen in die eigene Planungssoftware vermeidet zudem zeitraubendes Kopieren und Hochladen von Kennwerten und Dateien.

Autor: Dr.-Ing. Mark Kopietz, SBKS GmbH, m.kopietz@sbks.de, +49 (0)6851/80008-30

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