Betriebe mit einem Fuhrpark und mehreren Fahrern kommen um eine Fahrtenbuchführung nicht herum: Das Finanzamt will ganz genau wissen, wer warum und wie lange gefahren ist. Das Papier-Fahrtenbuch im Handschuhfach ist dabei nicht der neueste Stand: Die analoge, sprich handschriftliche Erfassung verursacht hohen Verwaltungsaufwand und führt immer wieder zu Unsicherheiten bei der Dokumentation. So auch bei „Der freundliche Maler“, ein renommiertes Unternehmen mit rund 50 Fahrzeugen an vier Standorten in Ober- und Niederösterreich. Das wollte der Betrieb ändern und die Fahrtenbuchführung effizient und rechtssicher gestalten.

Entschieden hat sich der geschäftsführende Gesellschafter Bernhard Freundlinger für das digitale Fahrtenbuch von Rosenberger Telematics. Damit hat sich die Situation im Betrieb grundlegend verändert. „Mit Rosenberger Telematics haben wir nicht nur unseren Verwaltungsaufwand drastisch reduziert, sondern auch die Sicherheit, dass unsere Fahrtenbücher jederzeit finanzamtskonform sind“, sagt Freundlinger. Denn mit dem digitalen Fahrtenbuch werden sämtliche Fahrten lückenlos und manipulationssicher aufgezeichnet. Auch Korrekturen werden dokumentiert. Die abgeschlossenen Fahrtenbücher werden automatisch als PDF-Dateien revisionssicher für sieben Jahre gespeichert.

Dem Fuhrparkteam erspart die automatische Erfassung aller Fahrten viel Zeit, die zuvor für manuelle Eintragungen und Nachverfolgungen aufgewendet wurde. Zudem liefert die digitale Erfassung eine standortübergreifende Übersicht: Die Verwaltung der Fahrzeuge und Fahrer an allen vier Standorten erfolgt zentral und vollautomatisch. Fuhrparkleiter können jederzeit und von überall den Status der Flotte einsehen und Fahrtenberichte mit einem Klick erzeugen. Das schätzt Bernhard Freundlinger besonders: „Die standortübergreifende Lösung ermöglicht uns einen perfekten Überblick – einfach, zuverlässig und zeitsparend.“

Nicht nur das Handwerk, auch Bauunternehmen profitieren von dem Fuhrparkmanagement der Rosenberger Telematics. So hat die Rath GmbH & Co. KG aus Haiterbach das Telematiksystem der Rosenberger Telematics in die Software „bau-mobil“ von Connect2Mobile integriert und erhält damit gezielte Informationen über Standorte und Betriebszeiten von Fahrzeugen und Baumaschinen.